Oversættelse af visumdokumenter

Derfor stammer det hyppigste tab i visumsager ikke fra en forkert oversættelse, men fra en mangelfuld eller forkert opsat oversættelse. At mødedatoen ligger fast, mens forberedelsestiden er variabel, forstørrer risikoen yderligere.

Hvilke dokumenter oversættes, og hvilke gør ikke?

Konsulaterne beder som regel om tre grupper af dokumenter: identitets- og civilstandsdokumenter, dokumenter om indkomst og ansættelse samt dokumenter, der viser rejsens formål. Hvilke af dem der skal oversættes, varierer fra repræsentation til repræsentation. Nogle repræsentationer kræver deres eget officielle sprog, mens andre godtager engelsk; nogle beder slet ikke om oversættelse af talbaserede dokumenter som kontoudtog.

Ansøgningsformål	Vigtigste dokumenter	Kritisk punkt i oversættelsen
Turisme	Tyrkisk personregisterudskrift, kontoudtog, hotel- og flyreservation	Datoformat og ordret gengivelse af beløb
Forretning	Invitationsskrivelse, virksomhedsattest, tegningsudskrift, skatteattest	At selskabsnavnet bruges med stavemåden fra det tyrkiske handelsregister
Studie	Optagelsesbrev, eksamensbevis, karakterudskrift, økonomisk sikkerhed	Forklaring af fagnavne og karaktersystem
Familiesammenføring	Tyrkisk vielsesattest, tyrkisk fødselsattest, udførlig personregisterudskrift	At slægtskabsforholdene vises fuldstændigt
Arbejde	Ansættelseskontrakt, eksamensbevis, dokumentation for erhvervskvalifikationer	Modsvarigheden til titel og jobbeskrivelse i modtagerlandet

Tabellen er kun en ramme; den endelige liste er altid det dokument, repræsentationen selv offentliggør. Hvilken bekræftelsesform det enkelte land forventer, finder du i vores landeguide, og detaljerne dokument for dokument i vores dokumentguide.

At lægge tidsplanen baglæns

I en visumsag planlægges der baglæns fra mødedagen. Mødedatoen ligger fast; fremskaffelsen af dokumenterne, oversættelsen og om nødvendigt bekræftelsen skal nå den dato. Det langsomste led i kæden er som regel ikke oversættelsen, men at få dokumentet udleveret fra myndigheden: nogle dokumenter udleveres samme dag, mens andre kræver en ansøgning.

Den anden risiko er kravet om, hvor nye dokumenterne skal være. Mange repræsentationer vil have et dokument af nyere dato. En tyrkisk personregisterudskrift, der er udtaget for tidligt, kan blive regnet for »gammel« på mødedagen. Derfor er rækkefølgen: først lægges listen fast, så udtages dokumenterne, og til sidst laves oversættelsen.

Procestrin

1. Den aktuelle dokumentliste, repræsentationen har offentliggjort, hentes frem, og målsproget fastlægges.
2. Dokumenterne samles ét for ét; datoen og kravet til, hvor nyt hvert dokument skal være, noteres.
3. Det markeres, hvilket dokument der kun kræver oversættelse, hvilket der kræver notarbekræftelse, og hvilket der kræver apostille.
4. Oversættelserne laves; navnestavemåderne bringes i overensstemmelse med stavemåden med latinske bogstaver i passet.
5. Sagen ordnes i den rækkefølge, repræsentationen kræver, og sammenkoblingen af original og oversættelse kontrolleres.
6. Sidste kontrol før mødet: der scannes for manglende sider, dokumenter uden underskrift og papirer med udløbet dato.

Kvalitetssikring: navnestavemåde og datoformat

Det første punkt i kvalitetskontrollen af visumsager er navnestavemåden. Hvordan navne med tyrkiske tegn skrives på målsproget, er ikke et frit valg; stavemåden i passets maskinlæsbare felt er den gældende. Ellers kan sagsbehandleren ikke bekræfte, at to dokumenter tilhører den samme person.

Det andet punkt er datoformatet. Rækkefølgen dag-måned-år varierer efter målsprogets konvention, og når ændringen foretages, er det en reel risiko at læse datoen i kildedokumentet forkert. Det tredje punkt er beløbene: valutategn, tusindtalsskilletegn og decimaltegn tilpasses målsproget, men selve tallet ændres aldrig.

Det fjerde punkt er navne på myndigheder og titler. Navnet på et ministerium, et universitet eller et direktorat gengives i den form, myndigheden selv bruger på fremmedsprog, hvis en sådan officiel form findes. En fri oversættelse gør det sværere for sagsbehandleren at genkende myndigheden og forlænger sagsbehandlingstiden.

Sagens indre sammenhæng

En visumsag er ikke ét dokument, men en samling dokumenter, der understøtter hinanden. Sagsbehandleren på konsulatet læser ikke dokumenterne ét for ét, men op mod hinanden. Derfor kan sagens indre sammenhæng være endnu vigtigere end kvaliteten af de enkelte oversættelser.

Typiske uoverensstemmelser er: datoerne i invitationen stemmer ikke med datoerne i flyreservationen, orlovsperioden i arbejdsgiverens brev er kortere end rejsens varighed, titlen i indkomstdokumentet er en anden end titlen i ansættelseskontrakten. Ingen af dem er oversættelsesfejl; men oversættelsestrinnet er det sidste sted, hvor uoverensstemmelserne kan opdages.

Et godt oversættelsesforløb rapporterer de forskelle. Et team, der behandler dokumenterne samlet, kan se uoverensstemmelser i datoer og navne og melde dem til ansøgeren. At få dokumenterne oversat ét for ét og på forskellige tidspunkter fjerner den gratis kontrolmulighed.

Et ekstra lag i studie- og arbejdssager

Ved turistansøgninger er oversættelsen som regel det sidste trin. Ved studie- og arbejdsansøgninger ligger der derimod endnu et forløb bag oversættelsen: anerkendelsen af eksamensbeviset i modtagerlandet. Det forløb kører uafhængigt af visumsagen, kræver en ansøgning til en anden myndighed og tager oftest meget længere tid.

Derfor skal planlægningen ved de to ansøgningstyper lægges baglæns fra ansøgningen om anerkendelse og ikke fra visumaftalen. Kræves kursusbeskrivelserne også, bliver den mængde, der skal oversættes, langt større end et enkelt eksamensbevis, og tidsplanen skal indrettes derefter.

Ved arbejdsansøgninger er dokumentationen for erhvervskvalifikationer et emne for sig. I lovregulerede erhverv som sundhed, ingeniørfag, jura og undervisning giver oversættelsen af eksamensbeviset ikke ret til at udøve erhvervet; modtagerlandets faglige organisation kører et selvstændigt anerkendelsesforløb. Visumsagen træder ikke i stedet for det forløb og afsluttes oftest før det. At se forskellen på de to forløb fra begyndelsen er forudsætningen for en realistisk tidsplan.

Ved ansøgninger om længerevarende ophold og bosætning fortsætter sagen efter visumtrinnet. Efter ankomsten til landet kan der blive bedt om nye eksemplarer af de samme dokumenter til bopælsregistrering, sundhedsregistrering, skoleindskrivning og bankforretninger. Derfor er det et udbredt og fornuftigt valg at få de eksemplarer, der bliver brug for efter ankomsten, udtaget samtidig, mens visumsagen forberedes.

Hvad afgør prisen?

Det første, der afgør omkostningen i visumsager, er antallet af dokumenter, fordi hvert dokument udgør sin egen minimumsenhed. Det andet er bekræftelseslaget: der er en betydelig forskel mellem oversættelse alene og notarbekræftet oversættelse. Det tredje er tidsplanen; sager med meget kort tid til mødet lægges i det prioriterede arbejdsflow.

Sender du hele din sag på én gang, bliver den samlede omkostning mere forudsigelig end ved stykvis afsendelse, fordi felterne går igen på tværs af dokumenterne. De aktuelle intervaller kan du se på prissiden, og din sag kan du sende via tilbudsformularen.

Situationer, vi ofte møder

• Liste hentet fra nettet. Dokumentlister delt på fora er ofte forældede. Den eneste pålidelige kilde er repræsentationens egen meddelelse.
• Gentagelse af en afvist ansøgning. Ved den anden ansøgning kan dokumenterne skulle udtages på ny; gamle oversættelser kan falde på datokravet.
• Sager for ledsagere og børn. For mindreårige er samtykkeerklæringen et selvstændigt dokument, og den kræver oftest en notarbekræftet oversættelse.
• Rejse til flere lande. Ved ansøgning i flere lande beholder hver repræsentation sit eget eksemplar; antallet af eksemplarer skal planlægges fra begyndelsen.

Dette indhold giver den overordnede ramme; detaljerne kan variere fra sag til sag. Vi anbefaler, at du følger den gældende praksis via de officielle meddelelser.