Notarbekræftet oversættelse

Derfor er en notarbekræftelse ikke et kvalitetsstempel, men et identitetsstempel. Oversætteren har ansvaret for oversættelsens rigtighed; notaren dokumenterer kun, hvem ansvaret ligger hos. Det er også grunden til, at myndighederne beder om notarbekræftelse: ved uenighed må det ikke stå uklart, hvem modparten er.

Hvilke dokumenter kræver notarbekræftelse?

Hovedreglen er: stifter dokumentet en ret, beviser det en status eller pålægger det en forpligtelse, har myndighederne tendens til at kræve notarbekræftelse. Ved orienterende tekster, markedsføringsmateriale og intern korrespondance kræves der som regel ingen bekræftelse.

Dokumentgruppe	Eksempler	Behov for bekræftelse
Personstandsdokumenter	Tyrkisk personregisterudskrift, tyrkisk fødselsattest og vielsesattest, udførlig personregisterudskrift	Næsten altid
Uddannelsesdokumenter	Eksamensbevis, karakterudskrift, studiedokumentation	Afhænger af myndigheden; ofte ved ansøgninger om anerkendelse af ligestilling
Handelsdokumenter	Tegningsudskrift, virksomhedsattest, vedtægter, fuldmagt	Næsten altid
Retlige dokumenter	Retsafgørelse, tyrkisk straffeattest, stævning	Næsten altid
Tekniske tekster og markedsføringstekster	Brugsanvisning, katalog, hjemmesidetekst	Som regel ikke nødvendigt

Rækken »afhænger af myndigheden« i tabellen er der, hvor der tabes mest tid. Det samme eksamensbevis godtages på ét universitet med en bekræftet oversættelse alene, mens en anden myndighed slet ikke behandler det uden notarbekræftelse. Detaljerne dokument for dokument samler vi i vores dokumentguide.

Hvordan bygges kæden?

En notarbekræftet oversættelse er en fysisk kæde, der bygger på fysisk underskrift, og mangler et af leddene, brister kæden. Rækkefølgen er: et gyldigt originaldokument, en tro oversættelse af det, oversætterens underskrift og stempel og derefter notarens bekræftelse. Hvert led forudsætter det foregående; at gå tilbage og rette bagefter er sjældent muligt.

I praksis forventes det, at originalen eller en bekræftet genpart forevises for notarkontoret. Oversætteren udfærdiger oversættelsen med henvisning til originaldokumentet, og notarkontoret registrerer oversættelsen og dens grundlag sammen. Derfor skal originalen også ligge klar ved leveringen i opgaver, der er kørt videre på en digitalt indsendt scanning.

Procestrin

1. Originalen eller en bekræftet genpart skaffes; manglende sider, ulæselige stempler og udraderinger kontrolleres.
2. Modtagermyndighedens krav afklares: er det kun oversættelse, notarbekræftelse eller apostille oveni.
3. Oversættelsen laves af en oversætter, der passer til dokumenttypen, og sendes gennem en anden gennemlæsning.
4. Oversætteren underskriver og stempler oversættelsen; erklæringsteksten føjes til oversættelsen.
5. Sagen indleveres til notarkontoret; notaren bekræfter ved at sammenholde oversætterens underskrift med registreringen i sit register.
6. Det bekræftede eksemplar udleveres. Skal det bruges i udlandet, går sagen videre til apostilletrinnet.

Hvad retter kvalitetssikringen sig mod?

Tjeklisten for en oversættelse, der skal til notarbekræftelse, er helt anderledes end for en litterær tekst. Prioriteringen er: tal, datoer, egennavne, dokumentnumre, fuldstændig beskrivelse af stempel- og underskriftsfelter og bevaret sideopsætning. Bytter dag og måned plads i en dato, vejer følgen langt tungere end en stilfejl.

Det andet fokus er de elementer i dokumentet, der ikke er tekst. Stempler, hologrammer, stregkoder og håndskrevne noter vises i oversættelsen med en forklaring i kantet parentes. Springes de over, opstår indtrykket af, at oversættelsen ikke stemmer nøjagtigt med originaldokumentet.

Hvorfor er det så vigtigt, at originalen ses?

Det emne, der skaber mest diskussion ved notarbekræftet oversættelse, er, hvilket dokument oversættelsen bygger på. Myndighederne skelner mellem tre situationer: et dokument, hvis original er set, en genpart bekræftet som overensstemmende med originalen, og en almindelig fotokopi. De tre vejer ikke ens i officiel sagsbehandling, og hvilken der er nok, afgøres af den myndighed, der skal modtage dokumentet.

Det hyppigste problem i praksis er dette: ansøgeren sender en scanning af sit dokument, oversættelsen bliver færdig, og i bekræftelsesleddet viser det sig, at originalen også skal forevises. Ligger dokumentet i en anden by eller i udlandet, står forløbet stille i dagevis. Derfor bør man selv i opgaver, der begynder med en scanning, fra start spørge, hvor originalen er, og hvornår den er klar.

Andre dokumenter fremstilles elektronisk og verificeres med en QR-kode. I dem virker begrebet »original« anderledes; udskriften af dokumentet giver først mening sammen med den online verifikationsadresse. Ved den slags dokumenter er det vigtigt, at verifikationsoplysningerne også føres med over i oversættelsen, så modtagermyndigheden kan bekræfte dokumentet.

Hvordan holdes oversættelsen samlet i dokumenter på mange sider?

Ved en tyrkisk personregisterudskrift på én side opstår der ingen problemer; men i vedtægter på tyve sider eller en karakterudskrift over mange semestre er sidernes sammenhæng et emne i sig selv. At oversættelsens sider leveres uden at være hæftet sammen, kan være afvisningsgrund hos myndigheder, der stiller krav om sammenhæng. At sidenummereringen stemmer med kildens, forventes i samme grad.

Det andet emne er sammenkoblingen af originaldokumentet og oversættelsen. Myndigheden skal utvetydigt kunne se, hvilken oversættelse der hører til hvilket dokument. Derfor sættes oversættelsen op som ét samlet dokument sammen med det, den bygger på. At tilføje eller fjerne sider bagefter gør bekræftelsens gyldighed omstridt.

Et tredje emne i lange dokumenter er tabel- og skemafelter. I karakterudskrifter og regnskabsopstillinger går bevarelsen af kolonneopbygningen forud for oversættelsens læsbarhed; sagsbehandleren sammenligner linje for linje. En oversættelse, hvor kolonner har byttet plads, eller hvor linjer er slået sammen, gør kontrollen sværere, selv om oplysningerne er rigtige, og forlænger sagsbehandlingstiden.

Hvordan dannes prisen?

Ved notarbekræftet oversættelse er der to selvstændige poster, og de må ikke blandes sammen. Den første er prisen for oversættelsesydelsen; den varierer efter omfang, sprogpar og dokumenttype. Den anden er notargebyret, og den post er ikke en pris, bureauet fastsætter. Notargebyrer følger en officiel takst og er ens i hele Türkiye.

Derfor giver det ingen mening at lede efter »den billigste notar«; der er ingen taksforskel mellem notarkontorer. Det eneste, der gør en forskel, er omfanget på oversættelsessiden. Hvordan oversættelsesposten beregnes, finder du på prissiden, og hvilke byer du kan få sagen behandlet i, på provinssiden.

Situationer, vi ofte møder

• Apostillen tages i forkert rækkefølge. I nogle tilfælde skal apostillen sættes på originaldokumentet, i andre på den notarbekræftede oversættelse. Er rækkefølgen forkert, gøres forretningen om fra begyndelsen.
• Dokument udstedt i udlandet. For at et dokument udstedt af en udenlandsk myndighed kan bruges i Türkiye, forventes det at være bekræftet i sit eget land. En notar i Türkiye bekræfter ikke en udenlandsk myndigheds kompetence.
• Det samme dokument afleveres til flere myndigheder. Det bekræftede eksemplar bliver hos myndigheden. Skal du søge hos tre myndigheder, er det hurtigere at bestille tre eksemplarer fra begyndelsen end at gentage forretningen senere.
• Skift af oversætter. Bekræftelsen er knyttet til den oversætter, der har underskrevet. Selv den mindste rettelse i teksten bagefter gør bekræftelsen ugyldig, og forløbet køres igennem på ny.

Vil du på forhånd se, hvilke trin din sag skal igennem, så send dokumenterne via tilbudsformularen; så deler vi trinlisten og det nødvendige antal eksemplarer skriftligt.

Dette indhold giver den overordnede ramme; detaljerne kan variere fra sag til sag. Det er en god idé at kontrollere de aktuelle krav i en officiel kilde.