Apostilleret oversættelse

Apostilleret oversættelse er derimod to opgaver sat sammen: oversættelsen af dokumentet til målsproget og lukningen af kæden med apostillepåtegningen. Hvilken rækkefølge de to opgaver tages i, er forløbets mest kritiske punkt og det, hvor der oftest begås fejl.

Først oversættelse eller først apostille?

Der findes ikke ét rigtigt svar; svaret afhænger af, hvor dokumentet skal hen. Der er to grundscenarier. I det første får originaldokumentet apostille, og derefter oversættes det apostillerede dokument som helhed; den vej følges, når modtagerlandet vil se både dokumentet og påtegningen på sit eget sprog. I det andet laves der først en notarbekræftet oversættelse, og apostillen sættes på den bekræftelse; den vej gælder, når modtagerlandet vil se en oversættelse fremstillet i Türkiye med bekræftelse.

Nogle lande kræver derimod, at oversættelsen laves på deres eget område af en oversætter, de selv har godkendt. Så får kun originaldokumentet apostille i Türkiye, og oversættelsen laves i modtagerlandet. Sandsynligheden er større i lande med en ordning for edsvorne oversættere, som Tyskland, Frankrig og Spanien. Forskellene i ordningerne land for land har vi samlet i landeguiden.

Hvilken myndighed udsteder apostillen?

I Türkiye er kompetencen til at udstede apostille ikke samlet ét sted; forskellige myndigheder er kompetente efter dokumenttypen. For administrative dokumenter er det de tyrkiske provins- og distriktsforvaltninger, og for retlige dokumenter de tyrkiske retskommissioner i de byer, hvor der findes en tyrkisk domstol for alvorlige straffesager. At gå til den forkerte myndighed betyder en forsinkelse, der kan vare dagevis.

Dokumenttype	Klasse	Kompetent myndighed
Tyrkisk personregisterudskrift, fødsels- og vielsesattest	Administrativt	Provins- / distriktsforvaltning
Eksamensbevis og karakterudskrift	Administrativt	Provins- / distriktsforvaltning
Retsafgørelse, tyrkisk straffeattest	Retligt	Tyrkisk retskommission
Notarbekræftet fuldmagt eller oversættelse	Retligt	Tyrkisk retskommission
Handelsregisterdokumenter	Administrativt	Provins- / distriktsforvaltning

Som hovedregel fås apostillen hos den kompetente myndighed i den provins, hvor dokumentet er udstedt. I en sag med dokumenter udstedt i forskellige byer føres apostilleforretningerne derfor i flere provinser. Hvilke byer vi arbejder i, kan du se på provinssiden.

Lande uden for apostillesystemet

Har modtagerlandet ikke tiltrådt konventionen, nytter en apostille ikke; i stedet aktiveres bekræftelseskæden. Kæden består typisk af notarbekræftelse, derefter bekræftelse fra det relevante ministerium og til sidst bekræftelse fra modtagerlandets repræsentation i Türkiye. Kæden tager længere tid og afhænger af repræsentationens egen kalender.

Medlemsstatus er ikke fast: mange lande har tiltrådt konventionen i de senere år, og for nogle er praksis i en overgangsfase. Derfor skal modtagerlandets aktuelle status bekræftes på konventionens officielle liste over deltagerlande, før arbejdet sættes i gang. Vi giver også altid denne påmindelse om bekræftelse sammen med oplysningerne på landesiderne.

Kvalitetssikring: påtegningen er også en oversættelse

Apostillepåtegningen består af standardiserede, nummererede felter, og feltoverskrifterne er fastlagt i konventionsteksten. Når påtegningen oversættes, skal den standardiserede opbygning bevares, feltnumrene blive stående, og navnet på den udstedende myndighed gengives med sin officielle skrivemåde. En fri oversættelse kan føre til, at påtegningen ikke genkendes hos modtagermyndigheden.

Det andet kontrolpunkt er, at forbindelsen mellem dokumentet og påtegningen bevares fysisk. Siderne i et apostilleret dokument må ikke skilles ad, og der må ikke foretages yderligere indgreb på det. Skal oversættelsen vedhæftes dokumentet senere, skal det tydeligt fremgå, hvilket eksemplar den er knyttet til.

Hvad bekræfter en apostille ikke?

Størstedelen af de fejlagtige forventninger til apostillen kommer af, at påtegningens rækkevidde overdrives. En apostille siger ikke, at dokumentets indhold er rigtigt. At et eksamensbevis er apostilleret, betyder heller ikke, at beviset regnes for gyldigt i modtagerlandet; anerkendelse af ligestilling og anerkendelse er et helt selvstændigt forløb, der føres af en anden myndighed.

På samme måde giver en apostille heller ingen garanti for oversættelsens rigtighed. En apostille sat på en notarbekræftet oversættelse bekræfter kun notarens kompetence. Ansvaret for oversættelsens kvalitet ligger fortsat hos oversætteren. At vide, at de tre lag (indhold, oversættelse, kompetence) bærer hvert sit ansvar, gør det muligt at se på forhånd, hvor sagen kan gå i stå.

Den tredje fejlforventning handler om hastighed. En apostille forkorter bekræftelseskæden, men nulstiller ikke forløbet; fremskaffelsen af dokumentet, oversættelsen og om nødvendigt den forudgående godkendelse tager stadig hver sin tid. Det langsomste led i kæden er som regel ikke apostillen, men at få dokumentet udleveret fra myndigheden.

Udenlandske dokumenter til brug i Türkiye

Forløbet virker også den modsatte vej. For at et dokument udstedt i udlandet kan bruges i Türkiye, forventes det at have fået apostille i sit eget land. Et notarkontor eller en provinsforvaltning i Türkiye bekræfter ikke en udenlandsk myndigheds kompetence; derfor lægges kædens første led altid i det land, hvor dokumentet er udstedt.

Når det apostillerede udenlandske dokument er nået frem til Türkiye, oversættes både dokumentet og påtegningen til tyrkisk, og oversættelsen notarbekræftes om nødvendigt. En hyppig fejl er, at kun dokumentet oversættes, mens apostillepåtegningen efterlades uoversat; så kan sagen blive regnet for ufuldstændig.

Har modtagerlandet ikke tiltrådt konventionen, aktiveres bekræftelseskæden også for et dokument, der skal bringes til Türkiye: godkendelse fra den kompetente myndighed i dokumentets eget land og derefter bekræftelse fra repræsentationen for Türkiye i det pågældende land. Fordi den vej tager længere tid, bør den sættes i gang, før rejseplanen lægges.

Det andet hyppige problem ved udenlandske dokumenter er, at dokumentet ikke har nogen modsvarighed i Türkiye. En registreringsform, der er særegen for et andet land, kan bære et dokumentnavn uden ordret modsvarighed på tyrkisk. Her er den rigtige fremgangsmåde at gengive dokumentnavnet beskrivende og samtidig bevare navnet på kildesproget i oversættelsen; at sidestille det med et lokalt dokumentnavn skaber en påstand om en ligestilling, der ikke findes.

Hvad afgør prisen?

Den officielle post, der betales for selve apostillepåtegningen, og prisen for oversættelsesydelsen skal tænkes hver for sig. På oversættelsessiden afgøres omkostningen af sidetallet, sprogparret og dokumentets tekniske tæthed. På processiden er det ikke antallet af dokumenter, men hvor mange forskellige myndigheder sagen skal igennem, der afgør arbejdsbyrden.

Hvor ét besøg hos den tyrkiske provinsforvaltning er nok til ét eksamensbevis, kræver en sag med fem dokumenter udstedt i tre byer langt mere koordinering. Derfor kan der ikke gives et tilbud på apostilleopgaver, før dokumentlisten er set. Hvad der post for post indgår i prisen, forklarer vi på prissiden.

Situationer, vi ofte møder

• Rettelse efter apostillen. Den mindste ændring i dokumentet efter påtegningen gør apostillen uvirksom; forløbet begynder forfra.
• Dokumenter med elektronisk signatur. Ved visse elektronisk fremstillede dokumenter forløber apostilleprocessen anderledes. Har dokumentet en verifikationsadresse med QR-kode, bør man på forhånd spørge, om modtagermyndigheden accepterer den.
• Flersprogede standarddokumenter. Nogle personregisterdokumenter kan udstedes flersproget, og så kræves der måske ikke en særskilt oversættelse; men kravet om apostille bortfalder ikke.
• Tidsgrænse. Selve apostillen har ingen gyldighedsperiode, men det underliggende dokument kan have en. Myndighederne ser oftest på dokumentets dato, ikke på påtegningens.

Sender du din dokumentliste via tilbudsformularen, kortlægger vi på forhånd, hvilken myndighed der er kompetent for hvert dokument, og hvilken rækkefølge der følges, og deler det med dig.

Fremstillingen nedenfor opsummerer den typiske praksis; myndighedernes praksis kan variere. Det er en god idé at se myndighedens egen offentliggørelse, før du træffer en beslutning.